(artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR – e D.Lgs. 196/2003 «Codice privacy», come modificato dal D.Lgs. 101/2018)
Questa informativa spiega come Neonaurora S.r.l. usa i dati personali di chi le chiede un'offerta, le affida un lavoro o le fornisce beni e servizi: clienti privati, ditte individuali e professionisti, referenti e legali rappresentanti di aziende ed enti pubblici, proprietari degli immobili dove si installano le insegne, referenti dei fornitori.
Chi visita i nostri siti o compra nel negozio online graphicshop.it trova anche la Privacy e Cookie Policy pubblicata su ciascun sito, che vale per la navigazione, i cookie e gli acquisti online.
Se ci date dati di altre persone (per esempio un collega, il proprietario dell'immobile, il gestore del negozio dove installiamo), vi chiediamo di avvisarle e di far conoscere loro questa informativa.
1. Chi tratta i dati
Titolare del trattamento: Neonaurora S.r.l., P.IVA e C.F. 02343770307, Via dell'Industria 41, 33028 Tolmezzo (UD), con unità locale in Via Cristoforo Colombo 213, 33037 Pasian di Prato (UD). Marchi e siti dell'azienda: Neonaurora (neonaurora.com), Graphic Shop (graphicshop.it), Aurora Factory (aurorafactory.it) e Graphic Service, il nome che l'azienda usava prima. È sempre la stessa azienda.
Per ogni richiesta sulla privacy: info@neonaurora.com – tel. 0432 662209. Referente: Rudi Matiz.
Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per la nostra attività la legge non lo richiede.
2. Quali dati trattiamo e da dove arrivano
- Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, ragione sociale, ruolo in azienda, indirizzo, telefono, email, PEC, codice fiscale, partita IVA, codice destinatario.
- Dati per l'amministrazione: coordinate bancarie, importi, fatture, pagamenti, eventuali fatture non pagate. Per i clienti pubblici anche CIG, CUP e i dati richiesti dalle regole sugli appalti.
- Dati del lavoro: richieste, offerte, ordini, indirizzo del luogo di posa, misure, disegni, foto dei luoghi e dei lavori, telefonate, email e messaggi WhatsApp che ci scambiamo.
- Per le pratiche di autorizzazione delle insegne: i dati dell'immobile e la copia del documento d'identità di chi firma la domanda, solo quando l'ente la chiede.
- Per valutare l'affidabilità di clienti e fornitori: visure camerali, bilanci depositati ed eventuali protesti o procedure (fallimenti, pignoramenti e simili) iscritti nei registri pubblici.
- Risposte ai questionari di soddisfazione, se scegliete di rispondere.
Da dove li prendiamo. Quasi sempre da voi. In alcuni casi da altri:
- dall'azienda o dall'ente per cui lavorate, se siete un loro referente;
- dal cliente che ci affida il lavoro, se siete il proprietario dell'immobile o il referente del luogo dove installiamo;
- dai registri pubblici (Registro delle imprese, bilanci depositati, registri di protesti e procedure), attraverso il fornitore di informazioni commerciali Innolva S.p.A.;
- da fonti pubbliche su internet (per esempio il sito della vostra azienda o il Registro delle imprese), solo per capire chi ci ha scritto quando una richiesta dai moduli dei siti arriva con pochi dati;
- dai Comuni e dagli altri enti che rilasciano le autorizzazioni.
Dati delicati. Non chiediamo dati sulla salute, sulle opinioni, sulla religione e simili, né dati su condanne penali. Se ce li manda qualcuno per errore, li cancelliamo.
3. Perché li trattiamo e su quale base
Il GDPR permette di trattare i dati solo se c'è una «base giuridica» (art. 6). Qui sotto, per ogni scopo, c'è quella che usiamo. Quando la base è il legittimo interesse, scriviamo qual è il nostro interesse: potete sempre opporvi (vedi § 8).
| Perché | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere alle richieste, fare sopralluoghi, preparare offerte e preventivi | misure precontrattuali chieste da voi (art. 6.1.b). Per i referenti di aziende ed enti: legittimo interesse a gestire il rapporto con l'organizzazione per cui lavorano (art. 6.1.f) |
| Eseguire il lavoro: progettazione, produzione, posa, consegna, assistenza, garanzia e riparazioni | contratto (art. 6.1.b); per i referenti come sopra (art. 6.1.f) |
| Presentare le pratiche di autorizzazione delle insegne che ci affidate | contratto (art. 6.1.b). La copia del documento d'identità la chiedono le regole sulle domande alla pubblica amministrazione (D.P.R. 445/2000) |
| Avvisarvi per email circa 3 mesi prima che scada l'autorizzazione di una vostra insegna, e proporvi il rinnovo | legittimo interesse a offrire ai clienti il servizio collegato a quello già fatto (art. 6.1.f). Si smette con un clic dal pulsante nell'email |
| Fatture, contabilità e obblighi fiscali; per i clienti pubblici anche fatturazione elettronica alla PA e tracciabilità dei pagamenti (Legge 136/2010) | obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Richieste d'offerta, ordini e valutazione dei fornitori | contratto (art. 6.1.b); per la valutazione, legittimo interesse a scegliere fornitori affidabili, come chiede il nostro sistema qualità ISO 9001 (art. 6.1.f) |
| Avvisi sul lavoro (pronto, consegna, appuntamenti) | contratto (art. 6.1.b) |
| Avviso di chiusura per ferie | legittimo interesse a informare i clienti su quando siamo aperti (art. 6.1.f). L'email non contiene pubblicità |
| Questionari di soddisfazione | legittimo interesse a migliorare il servizio, come chiede la norma ISO 9001 (art. 6.1.f). Al massimo uno ogni sei mesi; potete chiedere di non riceverli più |
| Reclami, non conformità, controversie e recupero dei crediti | contratto e obblighi di garanzia (art. 6.1.b e c); legittimo interesse a difendere i nostri diritti (art. 6.1.f) |
| Valutare l'affidabilità di clienti e fornitori: prima di concedere pagamenti dilazionati o di fare ordini importanti, e poi una volta l'anno per chi lavora con noi in modo continuativo | legittimo interesse a proteggere i crediti e a scegliere fornitori solidi (art. 6.1.f) |
| Comunicazioni con WhatsApp, quando scegliete voi di usarlo | misure precontrattuali e contratto (art. 6.1.b). Non è obbligatorio: potete usare sempre email o telefono |
| Mostrare le foto dei lavori fatti (siti, social, album che mostriamo ai clienti) | legittimo interesse a far conoscere il nostro lavoro (art. 6.1.f). Fotografiamo l'opera, non le persone: niente volti riconoscibili, targhe o dati personali. Per i lavori presso privati, usiamo solo foto da cui non si può risalire a voi, oppure chiediamo prima il vostro accordo |
| Email su prodotti e servizi simili a quelli che avete già acquistato da noi | art. 130, comma 4, Codice privacy e legittimo interesse (art. 6.1.f): non serve il consenso, ma potete dire di no subito o in qualsiasi momento, con il link presente in ogni email o scrivendo a info@neonaurora.com |
| Novità e promozioni a chi non è ancora nostro cliente, oppure via telefono, SMS o WhatsApp | solo con il vostro consenso (art. 6.1.a e art. 130 Codice privacy), che potete revocare quando volete |
Siete obbligati a darci i dati? I dati per offerte, lavori, pratiche e fatture sono necessari: senza, non possiamo fare l'offerta, il lavoro o la fattura. Il consenso alle promozioni è facoltativo: se non lo date, o se vi opponete alle email promozionali, non cambia niente nel servizio.
4. Decisioni automatiche
Non facciamo profilazione. C'è un solo controllo automatico: se un cliente ha fatture scadute e non pagate, il gestionale sospende l'avvio di nuovi lavori finché non sono saldate. La decisione finale la prende sempre una persona (Direzione o amministrazione), che può sbloccare il lavoro. Se succede a voi, potete chiedere spiegazioni, dire la vostra e chiedere che una persona riesamini il caso (art. 22 GDPR).
Per leggere più in fretta le richieste che arrivano dai moduli dei siti usiamo un assistente di intelligenza artificiale: propone una sintesi e una bozza, ma decide e scrive sempre una persona dell'ufficio.
5. Come li trattiamo e chi li vede
I dati stanno nel gestionale aziendale (database su server nell'Unione Europea), nei server di archivio in azienda e, quando serve, in documenti cartacei custoditi in sede. Li vede solo il personale autorizzato, ciascuno per quello che serve al suo lavoro. I dati più riservati (affidabilità, documenti per le autorizzazioni) li vedono solo quattro persone incaricate dalla Direzione. Facciamo copie di sicurezza ogni giorno.
I dati possono essere comunicati, solo per quanto serve, a:
- commercialista e consulente del lavoro, banche, Agenzia delle Entrate e Sistema di Interscambio (fatturazione elettronica);
- fornitori e laboratori esterni che eseguono parti del lavoro, installatori, corrieri e trasportatori;
- tecnici esterni (geometri, ingegneri) e enti pubblici (Comuni e altri) per le pratiche di autorizzazione;
- fornitori di servizi informatici (gestionale, posta elettronica, archivio, siti, messaggistica, assistente di intelligenza artificiale), che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR);
- avvocati, assicurazioni, società di recupero crediti e autorità, quando serve per difendere un diritto o lo chiede la legge.
Non vendiamo i dati e non li pubblichiamo. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento si può chiedere a info@neonaurora.com.
6. Dati fuori dall'Unione Europea
Alcuni servizi informatici che usiamo appartengono a società con sede negli Stati Uniti: posta e archivio (Google), messaggistica (WhatsApp, del gruppo Meta), pubblicazione del gestionale e dei siti, assistente di intelligenza artificiale (Anthropic). Anche quando i dati stanno su server in Europa, questi fornitori possono accedervi dagli Stati Uniti, per esempio per l'assistenza tecnica.
In questi casi il trasferimento è protetto come chiede il GDPR (Capo V): con la decisione di adeguatezza della Commissione Europea per le società iscritte all'EU-US Data Privacy Framework, oppure con le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione. Potete chiederci quale garanzia vale per ogni fornitore, e averne copia, scrivendo a info@neonaurora.com.
7. Per quanto tempo li conserviamo
Regola generale: 10 anni dall'ultimo rapporto con noi. Finché lavorate con noi teniamo tutta la storia dei lavori fatti insieme; i dati delle persone si conservano fino a 10 anni dopo l'ultimo lavoro, l'ultima fattura o l'ultimo contatto, il periodo in cui la legge permette di far valere diritti e garanzie.
| Dati | Per quanto | Perché |
|---|---|---|
| Fatture, contabilità, contratti e corrispondenza commerciale | 10 anni; di più solo se è in corso un controllo fiscale o una causa, fino alla sua fine | art. 2220 codice civile; art. 22 D.P.R. 600/1973 |
| Commesse, offerte, disegni, documenti tecnici, foto del lavoro, comunicazioni (email, WhatsApp), questionari, visure, reclami, recapiti dei referenti | 10 anni dall'ultimo rapporto con voi (ultimo lavoro, fattura o contatto); per le insegne che continuiamo a seguire, finché ce ne occupiamo e poi 10 anni | prescrizione dei diritti (art. 2946 c.c.); responsabilità per i prodotti difettosi (artt. 125 e 126 Codice del consumo); opere fatte per durare (art. 1669 c.c.); prodotti con marcatura CE (Reg. UE 305/2011); garanzia e assistenza |
| Copia del documento d'identità per le pratiche delle insegne | fino alla chiusura della pratica (autorizzazione rilasciata o negata); poi si cancella | serve solo per presentare la domanda |
| Email promozionali ai clienti | fino a quando vi opponete, e comunque non oltre 3 anni dal vostro ultimo acquisto | marketing |
| Consenso alle promozioni | fino alla revoca, e comunque non oltre 3 anni dall'ultimo contatto con voi | marketing |
| Opposizioni e revoche | teniamo solo nome ed email nella lista «da non contattare», finché serve a rispettare la vostra scelta | per non scrivervi più |
Lo storico dei lavori. Una volta all'anno controlliamo quali persone non hanno più rapporti con noi da oltre 10 anni: dei loro dati togliamo nome, recapiti, codice fiscale e tutto ciò che permette di risalire a loro (li rendiamo anonimi) oppure li cancelliamo. Lo storico dei lavori lo teniamo anche oltre, ma senza dati personali: descrizione, materiali, misure, prezzi, foto dell'opera, comune del luogo di posa, statistiche. I dati che riguardano solo società ed enti (ragione sociale, partita IVA, sede) non sono dati personali e non rientrano in questi limiti; lo sono invece quelli dei clienti privati, delle ditte individuali e dei professionisti, e i nomi e i recapiti personali dei referenti.
8. I vostri diritti
Potete chiederci in ogni momento di:
- vedere i vostri dati e averne copia (art. 15);
- correggerli o completarli (art. 16);
- cancellarli, quando non servono più o non c'è più una base per tenerli (art. 17);
- limitarne l'uso, per esempio mentre verifichiamo una vostra contestazione (art. 18);
- riceverli in un formato leggibile da un computer, per portarli altrove (portabilità, art. 20);
- opporvi ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse, per motivi legati alla vostra situazione (art. 21);
- revocare il consenso quando volete, senza che questo tocchi quello che è stato fatto prima (art. 7).
Pubblicità: potete dire di no in qualsiasi momento, senza dare spiegazioni e senza costi. Basta il link presente in ogni email promozionale, oppure scrivere a info@neonaurora.com. Da quel momento non vi mandiamo più promozioni (art. 21, commi 2 e 3, GDPR; art. 130 Codice privacy).
Per esercitare i diritti basta scrivere a info@neonaurora.com. È gratuito. Rispondiamo entro un mese; nei casi complicati il termine può arrivare a tre mesi, ma ve lo diciamo entro il primo mese. Se non siamo sicuri di chi ci scrive, possiamo chiedere un dato per riconoscervi.
Se pensate che i vostri dati siano trattati in modo non corretto, potete fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it.
9. Aggiornamenti
Questa informativa può cambiare, per esempio se cambiano i servizi che usiamo o la legge. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su www.neonaurora.com/privacy-clienti, con la data dell'ultima revisione. Una copia si può chiedere a info@neonaurora.com.
Registro delle revisioni
| Rev. | Data | Descrizione della modifica |
|---|---|---|
| 00 | — | Lettera di informativa e consenso di Graphic Service S.N.C. sul D.Lgs. 196/2003 (testo del 2011, archivio delle procedure del 08/08/2018). |
| 01 | 03/11/2026 | Riscritta secondo il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), intestata a Neonaurora S.r.l. e allineata al registro dei trattamenti (art. 30): fonti dei dati, finalità e basi giuridiche, decisioni automatiche, destinatari, trasferimenti fuori UE, tempi di conservazione con lo storico anonimo, diritti. Il consenso si chiede solo per le promozioni a chi non è cliente o per telefono, SMS e WhatsApp; ai clienti le email su prodotti simili con possibilità di opporsi (art. 130 c. 4 Codice privacy); dati delle persone conservati 10 anni dall'ultimo rapporto, poi resi anonimi con un controllo annuale; per offerte, lavori e fatture la base è il contratto o la legge. Pubblicata su www.neonaurora.com/privacy-clienti e richiamata con il link nell'offerta (Art. 12) e nella scheda dati anagrafici ModO 8.5.50. Approvata da Rudi Matiz il 03/11/2026. |